Samenvatting

• AI tools zoals Chat GPT en Microsoft Co-Pilot transformeren accountancy door automatisering van repetitieve taken en snelle, nauwkeurige gegevensverwerking.
• Efficiëntie en klantcommunicatie verbeteren aanzienlijk met tools zoals Leexi.ai voor vergaderingen en Google Gemini voor e-mails.
• Integratie van AI in accountancy helpt accountants efficiënter, klantgerichter en toekomstbestendig te werken.

Voordelen van AI voor accountants

AI accounting tools zoals Microsoft Co-pilot, Chat GPT, Google Gemini, en Leexi.ai bieden aanzienlijke voordelen voor accountants. Door het automatiseren van accountancyprocessen zoals het samenstellen van werkprogramma’s, het transcriberen van vergaderingen, en het verwerken van financiële gegevens, kunnen accountants de efficiëntie verhogen en tegelijkertijd de nauwkeurigheid verbeteren. Daarnaast bieden deze accountancy software-tools een manier om klantcommunicatie te stroomlijnen en snel te reageren op actiepunten na vergaderingen. Hier zijn een een paar voorbeelden:

Klantcommunicatie

Empathische en professionele mails

Accountants, administrateurs zijn vaak niet geoefend in klantcommunicatie, of laten hun eigen ergernissen doorschemeren in hun antwoorden, terwijl positief professioneel overkomen zorgt voor een betere klantrelatie.

Check welke reactie je beter vindt:

Reactie 1

Onderwerp: Verzoek om informatie vanuit de belastingdienst

Beste meneer ….,

Bijgevoegd vindt u een informatieverzoek vanuit de belastingdienst omtrent de inkomstenbelasting 2022. Deze brief hebben wij pas vandaag mogen ontvangen, ondanks dit staat de vermelde deadline op vandaag.

Tot nu toe heb ik de inspecteur nog niet kunnen bereiken maar ik wil graag melden dat we brief te laat hebben ontvangen. Waarschijnlijk krijgen we dan een paar extra dagen om de stukken aan te leveren. Zodra ik hier meer over weet zal ik het doorgeven.

Als je de vragen uit de bijgevoegde brief kan beantwoorden en de stukken meesturen. Dan kan ik deze via de retourenveloppe naar de belastingdienst sturen.

Mocht je vragen hebben mbt tot het bovenstaande of de brief verneem ik graag.

bellen kan ook op onderstaande 06.

Met vriendelijke groet,

Reactie 2

Onderwerp: Verzoek om informatie vanuit de Belastingdienst

Beste …,

Bijgevoegd vindt u een informatieverzoek van de Belastingdienst met betrekking tot de inkomstenbelasting over 2022. Helaas hebben wij deze brief pas vandaag ontvangen, terwijl de genoemde deadline op vandaag staat.

Ik heb de inspecteur tot nu toe nog niet kunnen bereiken, maar ik wil u laten weten dat wij de brief te laat hebben ontvangen. Waarschijnlijk krijgen we daardoor enkele extra dagen om de gevraagde stukken aan te leveren. Zodra ik hier meer over weet, zal ik het u laten weten.

Kunt u de vragen in de bijgevoegde brief beantwoorden en de benodigde documenten meesturen? Dan kan ik deze via de retourenvelop naar de Belastingdienst sturen.

Mocht u vragen hebben over het bovenstaande of de brief, dan hoor ik het graag. U kunt mij ook bellen op onderstaand nummer.

Met vriendelijke groet,

Welke vind jij beter?

Voor een klant komt reactie 2 professioneel over. Of je nu ¨je¨ en ¨jij¨ gebruikt of ¨u¨, dat is aan de tone of voice die door je kantoor is vastgesteld. Gebruik ze in ieder geval door elkaar. Enkele zinnen in reactie 1 bevatten grammaticale fouten en onduidelijkheden.Voorbeeld: “Deze brief hebben wij pas vandaag mogen ontvangen, ondanks dit staat de vermelde deadline op vandaag.” Qua leesbaarheid en duidelijkheid: is de zinsconstructie in reactie 1 soms gebrekkig, wat de leesbaarheid beïnvloedt. Voorbeeld: “Mocht je vragen hebben mbt tot het bovenstaande of de brief verneem ik graag.”

Reactie 2 is geschreven door Chat GPT.

-> kopieer je eigen geschreven mail in Chat GPt en vraag het om deze te herschrijven

Informatie verstrekken aan de klant

Je kunt een afbeelding uploaden en vragen te stellen, zodat je de AI kunt vragen om complexe diagrammen of datatabellen uit te leggen of samen te vatten, of zelfs een screenshot of visualisatie van gegevens die je online hebt gevonden kunt uploaden en het systeem kunt vragen welke stappen je moet nemen om het zelf te reproduceren.

Een voorbeeld uit de praktijk:

Je upload de screenshots uit de boekhouding en vraagt Chat GPT: Schrijf een bericht naar de klant om met de belangrijkste conclusies.

Het antwoord van de GPT is:

Beste klant,

Hieronder vindt u de belangrijkste inzichten uit uw financiële rapportage voor 2023:

1. Netto Omzet: De netto omzet voor 2023 bedraagt €226.487,37. Dit geeft aan dat uw verkoopactiviteiten gedurende het jaar solide inkomsten hebben gegenereerd.
2. Kostprijs van de Omzet: De kostprijs van de omzet was €128.511,47 negatief. Dit houdt in dat de directe kosten van uw producten/diensten een aanzienlijk deel van de omzet in beslag nemen.
3. Bruto Marge: De bruto marge bedraagt €97.975,90, wat aangeeft dat er na aftrek van de kostprijs van de omzet een positief bedrag overblijft om andere kosten en winsten te dekken.
4. Overige Bedrijfskosten: Uw bedrijfskosten bedragen €26.112,44. Het is belangrijk om deze uitgaven in de gaten te houden om ervoor te zorgen dat ze niet te veel van de bruto marge afsnoepen.
5. Bank- en Werkkapitaal: Het banksaldo bedraagt €5.028,38 en het werkkapitaal staat op €10.320,13. Dit suggereert dat er voldoende middelen zijn om de dagelijkse operationele kosten te dekken.

Deze cijfers geven een positief beeld van de financiële gezondheid van uw bedrijf, maar het is altijd goed om te blijven monitoren en waar nodig te optimaliseren.

Heeft u vragen over de cijfers of wilt u verdere analyses laten uitvoeren?

Met vriendelijke groet,
[Uw Naam]
[Uw Bedrijfsnaam]

Let op welke GPT je gebruikt, privacy en check altijd zelf de output

• Voor de financiële en data analyses kies je een gespecialiseerde GPT. In Open AI heet de GPT: Advanced Data Analysis.
• Voor de privacy zijn deze afbeeldingen bijgesneden in Google Docs, zodat de naam van de klant niet te zien is in de screenshots. Je kunt dit ook gratis met https://www.fotoverkleinen.nl/ doen. Hier worden geen gegevens opgeslagen. Voor zakelijke gebruikers van Chat GPT is de privacy gewaarborgd in de algemene voorwaarden van Open AI.
• Voor de zekerheid kijk je altijd eerst de mail na voor je hem verstuurt.

Automatische e-mails en opvolging

Een van de tijdrovendste taken na een vergadering is het opstellen van follow-up e-mails. AI-tools voor accountants zoals Chat GPT en Google Gemini maken dit proces veel eenvoudiger. Je kunt bijvoorbeeld de vergaderingsnotities in Chat GPT of Gemini plakken en de tool vragen om een samenvatting te genereren en een follow-up e-mail voor te bereiden.

• Voorbeeld van een follow-up e-mail: Na een klantmeeting kun je Chat GPT vragen om op basis van de actiepunten en besproken onderwerpen een overzichtelijke e-mail op te stellen die je direct naar de klant kunt sturen. Gemini, een ander alternatief, helpt je bij het automatisch schrijven van e-mails en kan deze direct structureren op basis van je input.
• Microsoft Co-pilot: Binnen Outlook kan Microsoft Co-pilot op basis van je notities en de gespreksgeschiedenis automatisch suggesties doen voor follow-up e-mails. Dit zorgt ervoor dat je altijd snel en professioneel kunt reageren, zonder dat je handmatig alle informatie hoeft door te nemen.

AI als vergaderassistent

Tijdens klantvergaderingen komen veel belangrijke actiepunten en afspraken naar voren die zorgvuldig moeten worden opgevolgd. Het proces van notuleren en het vastleggen van actiepunten kan echter tijdrovend zijn. Gelukkig zijn er verschillende AI accounting tools die dit proces kunnen automatiseren en zelfs in het Nederlands werken. Hieronder bespreken we de beste opties voor Microsoft Teams, Google Meet, Zoom, en de mogelijkheden voor documentverwerking met Co-pilot, Chat GPT, en Gemini.

Microsoft Teams en Co-pilot

Als je gebruikmaakt van Microsoft Teams, kun je de ingebouwde AI-assistent Microsoft Co-pilot inzetten. Deze tool biedt niet alleen de mogelijkheid om vergaderingen samen te vatten en actiepunten te identificeren, maar je kunt ook documenten uploaden zoals Word-, Excel-, en PDF-bestanden. Co-pilot genereert antwoorden en inzichten op basis van deze documenten, wat het een krachtige tool maakt voor het automatiseren van financiële processen in accountancy. Dit alles gebeurt binnen het Microsoft 365-ecosysteem, wat zorgt voor een naadloze integratie met applicaties zoals Outlook en Word.

Google Meet: Leexi.ai en Tactiq

Voor Google Meet-gebruikers zijn Leexi.ai, en Tactiq uitstekende keuzes voor het samenvatten van vergaderingen in het Nederlands:

• Leexi.ai: Leexi biedt ook integratie met Google Meet en ondersteunt automatische transcripties, samenvattingen en actiepunten in het Nederlands. Dit maakt het voor accountants eenvoudiger om klantbesprekingen vast te leggen en op te volgen.
• Tactiq: Deze Chrome-extensie biedt live transcripties en samenvattingen tijdens vergaderingen. Notities kunnen worden opgeslagen in Google Docs, Notion of Google Drive, waardoor je eenvoudig toegang hebt tot alle besproken zaken.

Zoom: Leexi.ai, Tactiq en Chat GPT

Voor Zoom-gebruikers biedt Leexi.ai een krachtige AI-oplossing met volledige ondersteuning voor het Nederlands:

• Leexi.ai: Deze tool integreert direct met Zoom en biedt automatische transcripties, samenvattingen en identificatie van actiepunten in meer dan 120 talen, waaronder Nederlands. Leexi helpt accountants om klantvergaderingen op te nemen, te transcriberen en gerichte samenvattingen te ontvangen, wat de workflow aanzienlijk versnelt.
• Tactiq: Naast Google Meet werkt Tactiq ook met Zoom. Het biedt live transcripties en markeringen tijdens vergaderingen, en ondersteunt het samenstellen van werkprogramma’s op basis van notities. Deze functionaliteiten maken het ideaal voor Nederlandstalige accountantskantoren.
• Chat GPT: Chat GPT is een veelzijdige tool die je kunt inzetten voor verschillende taken tijdens vergaderingen in Zoom. Je kunt notulen en actiepunten eenvoudig door Chat GPT laten samenvatten, of follow-up e-mails genereren op basis van transcripties. Hoewel Chat GPT geen native integratie met Zoom heeft, kun je na de vergadering de transcripties en notities uploaden om op maat gemaakte samenvattingen of documenten te genereren.

Werkprogramma’s maken door klantbesprekingen samen te voegen met eigen werkprogramma’s

AI biedt niet alleen de mogelijkheid om vergaderingen samen te vatten, maar ook om aantekeningen en samenvattingen van klantbesprekingen samen te voegen met je eigen werkprogramma’s. Dit proces kan worden geoptimaliseerd door AI-tools zoals Chat GPT, Microsoft Co-pilot en Google Gemini, waarbij je klantnotities kunt combineren met je eigen standaardwerkprogramma’s.

Hoe werkt dit?

Na een klantvergadering waarin bijvoorbeeld financiële gegevens, deadlines of actiepunten zijn besproken, kun je de AI-samenvatting van de vergadering uploaden naar tools zoals Microsoft Co-pilot, Chat GPT of Google Gemini. Vervolgens kun je:

• Eigen werkprogramma’s toevoegen: Upload je eigen werkprogramma’s, zoals controlelijsten of checklists voor het samenstellen van de jaarrekening.
• Automatisch samenvoegen: AI-tools kunnen de klantbesprekingen en je werkprogramma samenvoegen tot één volledig document. Dit document bevat zowel de actiepunten en taken die zijn besproken tijdens de vergadering als de standaardprocedures en deadlines uit je eigen werkprogramma.

Uploaden van documenten als voorwaarde

Om je werkprogramma’s te kunnen samenvoegen met aantekeningen en samenvattingen, moet je je eigen werkprogramma’s en vergadernotities kunnen uploaden in tools zoals Microsoft Co-pilot, Chat GPT of Google Gemini. Het uploaden van deze documenten is een essentiële stap in het proces en zorgt ervoor dat de AI-tool toegang heeft tot de benodigde informatie om een volledig werkprogramma te genereren.

• Microsoft Co-pilot: Met Co-pilot kun je documenten zoals Word, Excel, PDF en meer uploaden om antwoorden te genereren en financiële gegevens te analyseren.
• Chat GPT: Chat GPT kan ook documenten verwerken zoals PDF’s, Word- en Excel-bestanden. Door deze documenten te uploaden, kan Chat GPT antwoorden genereren, samenvattingen maken en zelfs complexe financiële analyses uitvoeren.
• Google Gemini: In de geavanceerde versie van Google Gemini kun je documenten uploaden zoals PDF’s en Excel-bestanden. Gemini gebruikt deze documenten om vragen te beantwoorden en biedt visuele analyses zoals grafieken en data-inzichten.

Conclusie

Kunstmatige intelligentie in accountancy biedt krachtige oplossingen om klantvriendelijker, professioneler, efficiënter en nauwkeuriger te werken. AI software zoals Leexi.ai, Microsoft Co-pilot, Google Gemini, en Chat GPT maakt het mogelijk om vergaderingen samen te vatten, werkprogramma’s te genereren en klantcommunicatie te automatiseren. Door deze AI-tools voor accountants te gebruiken, kun je als accountant niet alleen tijd besparen, maar ook de kwaliteit van je dienstverlening verbeteren en financiële gegevens nauwkeuriger verwerken.

Ben je enthousiast over de mogelijkheden van AI in accountancy? Sluit je dan aan bij onze AI4 Accountancy-community! Praat mee, deel ervaringen en bouw samen aan de toekomst van accountancy. Word vandaag nog lid en maak jouw kantoor efficiënter en klantgerichter met AI